Olá, pessoal!
Estamos aprimorando nosso processo de envio de documentação do aluno para os cursos de pós-graduação, reconhecendo a importância dessa etapa para proporcionar uma experiência mais eficiente aos nossos alunos.
Problema Identificado:
Quando os alunos enviam documentos, como PDFs ou imagens, pela área do aluno, os dados pessoais não estão digitados. Isso resulta na necessidade da equipe acadêmica abrir cada documento individualmente e inserir manualmente as informações para a geração dos certificados de pós-graduação. Adicionalmente, enfrentamos desafios quando alguns cursos requerem documentação específica, como a carteirinha da OAB para cursos de Direito, e não possuímos um processo estabelecido para solicitar esses documentos.
Solução Implementada:
Atualmente, introduzimos uma parametrização de documentos básicos obrigatórios para todos os cursos, juntamente com documentos complementares específicos de cada curso. Para cada tipo de documento, detalhamos os campos que os alunos precisam preencher durante o envio. Essa abordagem visa simplificar e agilizar a coleta das informações essenciais para a equipe acadêmica.
Detalhes da Implementação:
Cadastro de Documentos Necessários para Cada Curso (Admin):
Na gestão acadêmica, adicionamos a aba "Tipos de Documentos" que classifica documentos gerais como obrigatórios ou opcionais, incluindo documentos complementares associados a cursos específicos.
Caminho: Gestão Acadêmica > Documentações
Visualização dos Campos para Preenchimento pelos Alunos (Admin):
Ao clicar no ícone de olho na lista de documentos, exibimos os campos que o aluno precisa preencher, junto com o anexo correspondente que deve ser enviado.
Caminho: Gestão Acadêmica > Documentações
Inserção de Documentos Complementares para Cada Curso (Admin):
Alguns cursos exigem documentos específicos, como CRM do Médico e Carteirinha da OAB. Os administradores podem incluir outros documentos conforme necessário. Ao clicar no botão de ação, é possível designar esse documento como obrigatório ou opcional.
Caminho: Gestão Acadêmica > Documentações
Visualização dos Documentos no Curso de Pós-graduação (Admin):
No cadastro do curso, adicionamos uma aba "Documentação" que lista todos os documentos necessários para esse curso específico.
Caminho: Montagem de Cursos > Cursos Pós Graduação
Acesso do Aluno à Área de Envio de Documentos (Área Aluno):
No menu lateral do curso de Pós-Graduação, os alunos podem acessar a seção "Documentação" para enviar os documentos necessários para a matrícula.
Categorização e Envio de Documentos (Área Aluno):
Na área de envio de documentação, os documentos são separados por tipo, como Documentação de Identificação, Acadêmica e Complementar. Os alunos podem anexar arquivos nos formatos jpg, png e pdf.
Preenchimento dos dados e Finalização do Envio (Área Aluno):
Ao clicar no documento, abrimos para o aluno anexar o arquivo e os formatos suportados são: jpg, png e pdf.
Após anexar o documento, os alunos preenchem os campos obrigatórios. O envio só é possível quando todos os documentos são anexados e os campos obrigatórios são preenchidos. Neste momento o botão “Enviar Documentação” fica habilitado para envio.
Resumo:
Com a implementação desse novo processo, transferimos a responsabilidade para o aluno anexar e preencher todos os dados pessoais e acadêmicos. Essa abordagem possibilita que a equipe da secretaria visualize e confira os dados de maneira mais eficaz, melhorando significativamente o fluxo do processo de envio de documentação. Estamos animados com essas melhorias e esperamos que facilitem a vida de nossos alunos e equipe acadêmica. Se houver dúvidas ou sugestões, fiquem à vontade para compartilhar! 😊